Mit MailStore Home lassen sich komplette Mail-Postfächer archivieren, um Sicherungen zu erstellen und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. In diesem Beitrag erkläre ich, wie die kostenlose Software für Privatanwender anzuwenden ist.

Mit der kostenlosen Software MailStore Home kannst du als Privatanwender dein komplettes E-Mail-Postfach archivieren. Das hat direkt mehrere Vorteile: Du hast zum einen eine komplette Sicherung deiner E-Mails samt Anhänge, und kannst Mails im Notfall einfach wiederherstellen. Bist du bei einem Mail-Anbieter mit wenig Speicherplatz, kannst du ältere E-Mails archivieren und somit wieder Speicherplatz schaffen. Benötigst du einmal eine ältere E-Mail, greifst du auf dein Offline-Archiv zurück. Auch erfüllt man mit einem Mail-Archiv gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht.

MailStore Home herunterladen und installieren

Lade dir zunächst MailStore Home von der offiziellen Hersteller-Seite herunter: mailstore.com/de/produkte/mailstore-home/

Starte das Setup der heruntergeladenen Datei. Stimme im ersten Schritt den Lizenzvereinbarungen zu.

Als nächstes kannst du entscheiden, MailStore Home ganz normal als Software zu installieren, oder eine Portable Version zu erstellen. Letzteres eignet sich beispielsweise, wenn du einen USB-Stick mit deinem Archiv erstellen möchtest. Dann kannst du von jedem Windows-Computer einfach auf dein Archiv zugreifen, ohne MailStore Home zu installieren.

Nach dem ersten Start von MailStore Home erscheint ein Willkommens-Fenster. Ich empfehle, die Automatische Aktualisierung aktiviert zu lassen. Es werden also keine Änderungen vorgenommen.

MailStore Home ist nun installiert und bereit, konfiguriert zu werden.

E-Mail-Postfach zum Archivieren hinzufügen

In MailStore Home kannst du bis zu 3 E-Mail-Postfächer einbinden, welche archiviert werden sollen.

Klicke im Hauptmenü auf E-Mails archivieren, um ein sogenanntes Profil zum Archivieren anzulegen. Ich empfehle das Anlegen über den Button Erweitert, da hier noch mehr Einstellungsmöglichkeiten vorhanden sind. Ich erkläre es aber für beide Wege.

Einfaches Hinzufügen, ohne Einstellungsmöglichkeiten

Gib in das Textfeld im Bereich E-Mail-Konto deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf Start. Wenn du ein Gmail-Benutzer bist, öffnet sich jetzt eine Website, um MailStore Zugriff auf dein Postfach zu vergeben. Bei alle anderen Anbietern öffnet sich ein kleines Fenster, in welches du dein Kennwort des Mail-Postfachs eingibst. Sofern es sich um einen bekannten Anbieter handelt, erkennt MailStore die Servereinstellungen automatisch. Wenn nicht, musst du den Haken für Manuelle Konfiguration der Servereinstellungen setzen und die entsprechenden Daten deines Anbieters eingeben. Diese findest du, wenn du im Internet nach IMAP Daten <Anbieter> suchst. Anbei eine Tabelle mit den größten Mail-Anbietern und deren IMAP-Server:

Mail-Anbieter	IMAP-Serveradresse
GMX	imap.gmx.net
WEB.DE	imap.web.de
Hotmail	imap-mail.outlook.com
Outlook.com	outlook.office365.com
Yahoo	export.imap.mail.yahoo.com
mail.de	imap.mail.de

Das Postfach wurde nun hinzugefügt und wird im Bereich Profile aufgelistet.

Erweitertes Hinzufügen mit Einstellungsmöglichkeiten

Über den Erweitert-Button und dann IMAP-Postfach hast du im nächsten Schritt noch Einstellungsmöglichkeiten für die Archivierung. Fülle hier die benötigten Daten aus. In dieser Variante wird auch der Servername benötigt, welchen du eventuell erst herausfinden musst.

Klicke anschließend auf Weiter. Im nächsten Schritt kannst du jetzt zusätzlich noch entscheiden, welche Ordner überhaupt archiviert werden sollen bzw. welche ausgeschlossen werden sollen, du kannst filtern, wie alt Mails sein müssen, um archiviert zu werden, und ob Mails, die erfolgreich archiviert wurden, vom Server gelöscht werden sollen.

Wenn du alles eingestellt hast, klickst du auf Fertigstellen.

Das Postfach wurde nun hinzugefügt und wird im Bereich Profile aufgelistet.

IMAP Mail-Postfach archivieren

Wähle im Hauptmenü den Menüpunkt E-Mails archivieren aus. Wähle das entsprechende Profil von dem Postfach aus, welches du archivieren möchtest. Klicke dann im rechten Bereich auf Start oder mache einen Doppelklick auf das Profil.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem der aktuelle Status dargestellt wird.

Sofern die Archivierung noch nie lief, wird der Vorgang je nach Anzahl der E-Mails einige Zeit in Anspruch nehmen. Lief bereits eine Archivierung, werden nur E-Mails archiviert, welche sich noch nicht im Archiv befinden.

In der linken Menüleiste findest du jetzt das Postfach samt Mails im Bereich Eigenes Archiv. Über die Suchfunktion Schnellsuche im Archiv oder die erweiterte Suche E-Mails suchen kannst du auch nach archivierten E-Mails suchen.

Archivierte E-Mail wiederherstellen

Um eine einzelne archivierte E-Mail aus deinem Archiv in das Postfach wiederherzustellen, wählst du in der linken Menüleiste Eigenes Archiv aus und navigierst in das Postfach und den jeweiligen Ordner, in welchem sich die E-Mail in deinem Archiv befindet. Alternativ kannst du über eine der beiden Suchfunktionen nach der E-Mail suchen.

Hast du die E-Mail ausgewählt, wird sie blau hinterlegt angezeigt. Klicke dann auf E-Mail-Programm auswählen IMAP-Postfach aus, um sie in das ursprüngliche Postfach wiederherzustellen.

Klicke dann auf In IMAP-Postfach wiederherstellen.

Im nächsten Schritt musst du den IMAP-Server deines Mail-Anbieters angeben. Das Protokoll bleibt in der Regel IMAP-TLS, eventuell musst du IMAP-SSL verwenden, und darunter gibst du deine E-Mail-Adresse und das Passwort des Postfachs ein.

Es ist auch möglich, die E-Mail in ein anderes Postfach wiederherzustellen, als das Ursprüngliche.

Als nächstes wählst du den Ordner aus, in welchen die E-Mail wiederhergestellt werden soll, und klickst auf OK.

Die E-Mail wurde nun in das Postfach wiederhergestellt.

Komplettes Postfach oder Ordner wiederherstellen

Um das komplette Postfach oder einzelne Ordner aus deinem Archiv in das E-Mail-Postfach wiederherzustellen wählst du im Hauptmenü E-Mails exportieren aus.

Wähle IMAP-Postfach aus und markiere die Quelle, welche wiederhergestellt werden soll.

Als nächstes gibst du die Serverdaten des Postfachs an, in welches die Auswahl wiederhergestellt werden soll. Klicke anschließend auf Weiter und dann auf Fertigstellen.

MailStore hat jetzt ein neues Export-Profil angelegt. Um diesen Export zu starten, wählst du dieses Profil aus und klickst im rechten Bereich auf Starten oder machst einen Doppelklick auf das Profil.

Nachdem der Export abgeschlossen ist, findest du im angegebenen Postfach einen neuen Ordner namens MailStore Export, in welchem sich die Ordnerstruktur des Exports befindet.

Backup von MailStore Home erstellen

Ein Backup von MailStore Home ist sehr wichtig und ist ganz einfach. Eine Sicherung ist vor allem dann angesagt, wenn der Computer gewechselt oder Windows neu installiert wird. Wähle dazu im Hauptmenü Datensicherung auf HDD/USB aus.

Wähle einen Speicherort für das Backup aus und klicke auf OK.

MailStore Backup wiederherstellen

Möchtest du auf eine Sicherung von deinem MailStore-Archiv zurückgreifen, beendest du zunächst MailStore.

Begib dich in folgenden Pfad und lösche alle darin befindlichen Dateien:

C:\Users\%username%\Documents\MailStore Home

Öffne dann den Ordner deines Backups und dort drinnen den Ordner Data. Wähle alle darin befindlichen Dateien aus und kopiere diese jetzt nach:

C:\Users\%username%\Documents\MailStore Home

Starte nun MailStore Home. Deine Sicherung wurde nun wiederhergestellt.

Von mir empfohlene Einstellungen vornehmen

Ich empfehle folgende zwei Einstellungen vorzunehmen:

Im Hauptmenü über Kennwortschutz sollte ein sicheres Kennwort festgelegt werden, mit welchem dein Archiv verschlüsselt wird, damit Dritte keinen Zugriff darauf haben.

Im Hauptmenü über Verwaltung sollte im Bereich Suchindex festgelegt werden, dass über die Suchfunktion von MailStore auch nach Anhängen wie PDF-Dateien oder Word-Dokumenten gesucht werden kann. Klicke dazu auf Ändern und markiere entsprechend die Dateiendungen.